A céges életben rengeteg fogalmat kell ismerni már ahhoz is, hogy egy céginformációs dokumentumot be tudj szerezni az adott vállalkozásról. Lássuk a legfontosabbakat.
Először is meg kell ismerkedni a disztribútor fogalmával, ezek azok a cégek, melyek az Igazságügyi Minisztérium szerződéses partnerei, és cégnyilvántartásban szereplő adatokat továbbíthatják, kiadhatják. Ez általában dokumentumok formájában történik meg.
A leggyakoribb fogalmak, dokumentum típusok a cégkivonat és a cégmásolat. A cégkivonat a cégjegyzék hatályos adatait tartalmazza, a cégmásolat pedig a hatályos adatok mellett a töröld adatokat is. Nagyon hasonló dokumentum a cégbizonyítvány is, amely a cégjegyzék egyes, a kérelmező által megjelölt fennálló vagy törölt adatait tartalmazza.
A céges dokumentumok legmagasabb hitelesítési szintje a közokirat. A közokirat z olyan papír alapú vagy elektronikus okirat, amelyet bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv ügykörén belül állított ki. Ezek a dokumentumok ugyanolyan bizonyító erővel bírnak, mint az egyéb közokiratok. A céges dokumentumoknak egyéb formái is vannak, ilyen pl. az elektronikus okirat, az elektronikus okiratokról hiteles vagy nem hiteles papíralapú másolat, az elektronikus közokirat.
Az elektronikus dokumentumoknál fontos fogalom az elektronikus aláírás. Az elektronikus aláírás funkciója hasonló a rendes aláíráshoz, tanúsításra, hitelesítésre szolgál. Különbség azonban, hogy az elektronikus aláírás digitális, biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel jön létre, és az „olvasáshoz” is speciális programra van szükség.